Betriebsprüfungen der Finanzbehörden


Fokus auf Registrierkassen und Kassenführung
Die folgenden Informationen richten sich an Handwerksbetriebe, die entweder offene Ladenkassen aber auch elektronische und computergestützte Kassensysteme verwenden. Insbesondere die Gewerke Friseur, Optiker, Metzger, Bäcker und Textilreiniger müssen ab 2018 gravierende Neuerungen bei der Führung ihres Kassenwesens beachten.

Registrierkassen und Kassennachschau ab 2018

Finanzbehörden legen derzeit im Rahmen von Betriebsprüfungen häufig ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben. Kommt es zu Beanstandungen, führt dies in der Regel zu Hinzuschätzungen. Diese können eine Höhe von 10% des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten  Fall kommt es zur Einleitung eines Strafverfahrens.

Am 01.01.2018 traten die Änderungen II des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Kraft. Diese Änderungen betreffen die Kassennachschau. Diese kann dann ohne Ankündigung und während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit durchgeführt werden. Zum 01.01.2020 treten die Änderungen III in Kraft, welche die Einführung einer Fiskalkasse vorsehen. Die Daten müssen dann durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (Speichermodul, Speichermedium, digitale Schnittstelle) geschützt werden. Hinzu kommt die Belegausgabepflicht. Die Erlaubnis zum Einsatz von nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen nicht konformen Kassen endet am 31. Dezember 2022.

Regeln und Formen der Kassenführung

Grundsätzlich besteht derzeit keine Registrierkassenpflicht. Ebenso sehen die gesetzlichen Bestimmungen keine Festlegungen hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- bzw. PC- Kasse verwendet. Wichtig! Alle Einnahmen und Ausgaben müssen  vollständig und möglichst detailliert aufgezeichnet werden. Ein täglicher Kassenbericht ist erforderlich.

Die gängigsten Kassensysteme

1. Die offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt. Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung aus dem gehaltenen Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Das ermittelte Tagesergebnis, das nach Geschäftsschluss mit Datum unterschrieben werden sollte, sollte anschließend im Kassenbuch vermerkt werden.
 
2. Die numerische Registrierkasse

Dieses System arbeitet ausschließlich mit Zahlen und ist daher eher veraltet. Diese Kassen sind in der Regel preiswert, erfüllen aber in den meisten Fällen nicht mehr die neuen Bestimmungen. Diese Kasse kann keine fiskalisch anerkannten Rechnungen und Quittungen erstellen und kann daher lediglich bei Sonderveranstaltungen als Reservekasse eingesetzt werden. Die Daten müssen dann jedoch später in die Hauptkasse übernommen werden.
  
3. Die alphanumerische Registrierkasse

Dieses System kann auch Texte ausgeben. Oftmals ist es mit diesen Kassen sogar möglich, die Umsatzsteuer und die Nettobeträge, wie es seit 2004 vorgeschrieben ist, auszuweisen. Können diese Geräte mit Scannern zum Einlesen von Barcodes genutzt und eine PC angeschlossen werden, kann von einer Erfüllung der Anforderungen an Registrierkassen ausgegangen werden.
 
4. Das PC-Kassensystem

Es besteht aus einem PC, einem Kassendrucker, einer Kassenschublade, einer Bedieneranzeige oder –bildschirm, einer Kundenanzeige, einer Eingabetastatur, einem Scanner und der entsprechenden Kassensoftware inkl. Betriebssystem. Alternativ gibt es diese Lösungen auch als sogenannte Cloudlösungen. Dies bedeutet, dass Daten bei einem Dienstleister vorgehalten werden und das System über mobile Zugriffsgeräte (Tablets, Smartphones) bedient wird. Diese Systeme müssen ab 2020 über manipulationssichere Speicher verfügen, die ausschließlich vom Betriebsprüfer oder dem Finanzamt ausgelesen werden können.
 
Haben Sie schon eine alphanumerische Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem, ist zunächst ein Punkt wichtig: Ist diese Kasse GoBD-konform? (GoBD bedeutet "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Prüfen Sie also, ob dies gegeben ist. Entweder geht dies aus der Rechnung hervor oder Sie finden ein Siegel Ihrer elektronischen Kasse.
 

Hinweise für die Praxis
 
  • Kassenbericht / Kassenbuch: Alle Kasseneinnahmen und –ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
  • Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben aufzuzeichnen. Dazu gehören: Datum, Zeit, Bediener / Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl, Endpreis und Gesamtpreis. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren. Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Steuersatz (7 % USt und 19 % USt) aufzuzeichnen.
  • Kassensturzfähigkeit: Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.
  • Belegpflicht: Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt für sämtliche Tageseinnahmen und –ausgaben.
  • Z-Bons: Tagesendsummenbons müssen verschiedene Pflichtangaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum, Z-Nummer, Storno-/Retour-Buchungen, Entnahmen, Zahlungsart.
  • Aufbewahrung der Rechnungen: Von einer Registrierkasse erstellte Rechnungen sind archivierungspflichtig. Die Aufbewahrungsdauer beträgt regelmäßig 10 Jahre.
  • Nachvollziehbarkeit von Veränderungen: Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist. 
 

Checkliste aufzubewahrender Kassenunterlagen
 
  • Kassenbücher und Aufzeichnungen
  • Originalbelege
  • Z-Bons
  • Bedienungsanleitung
  • Programmabläufe nach jeder Änderung
  • Protokolle über eingerichtete Verkäufer
  • Trainingsspeicherdaten
  • Interne Programmiereinweisungen
  • Kalkulationsgrundlagen
  • Darauf ist zu achten
  • Aufzeichnungen müssen vollständig und glaubhaft sein. Belege sind lückenlos zu erfassen, d.h. auch für Privatentnahmen / -einlagen muss ein Beleg vorliegen.
  • Eine Kasse kann niemals negativ sein.
  • Vermehrte Überschreibungen, Änderungen und Streichungen im Kassenbuch können zur Verwerfung der Buchführung führen.
  • Einhaltung einer chronologisch richtigen Reihenfolge.
  • Dokumentation von Diebstahl und Unterschlagung, bspw. durch Strafanzeige.
  • Korrektes Datum für den Geldtransit zwischen Kasse und Bank. Ein Zugang ist in der Kasse an dem Tag zu verzeichnen, an dem das Geld abgehoben wurde, nicht am Tag der Wertstellung.
  • Cent-genaue Erfassung. Keine Rundungen. Zählprotokoll verpflichtend!


Test von Kassensystemen

Wenn Sie Ihre Kasse erneuern möchten, um bezüglich der GoBD–Verordnungen auf der sicheren Seite zu sein, finden Sie unter diesem Link einen Test von GoBD-konformen Kassensystemen: Test GoBD konformer Kassensysteme
 
 
Weitere Information zum Thema

Gerne stehen die Berater der Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main für weitere Informationen zur Verfügung: betriebsberatung@hwk-rhein-main.de oder 069/97172-159
Ebenfalls kann Ihre Innung Sie bei der Auswahl eines geeigneten Kassensystems unterstützen. Viele Innungen verfügen über Rahmenverträge und vergünstigte Einkaufskonditionen für diese und andere Produkte.

 
Allgemeine Informationen

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